6 de junio de 2012
CARTA CIRCULAR
A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
Ana R. Guadalupe, Ph.D.
Rectora
PROCESOS DE MATRÍCULA Y CALENDARIOS ACADÉMICOS PARA VERANO 2012 Y EL PRIMER SEMESTRE ACADÉMICO 2012-2013
Como es del conocimiento de ustedes, el Recinto continúa trabajando en la implantación del nuevo sistema de información estudiantil, Power Campus. La implantación de este sistema redundará en mayores y mejores servicios a los estudiantes, y mejores herramientas de trabajo para los profesores, el personal gerencial y de apoyo. Con esta comunicación encontrarán un listado de todas las capacidades del sistema según los grupos concernidos. Todos los servicios identificados estarán disponibles en formato electrónico (ver Anejo 1).
El equipo de trabajo de este proyecto se ha concentrado durante en el pasado semestre académico y en este verano, en las etapas de construcción, migración, validación de datos y preparación de informes. Al inicio del próximo año académico 2012-2013, la Oficina de Mercadeo, Desarrollo y Comunicaciones y el Decanato de Estudiantes lanzarán una campaña dirigida al estudiantado del Recinto para orientarles en el uso y manejo del sistema, el cual esperamos esté disponible a los usuarios para el mes de octubre. La doctora Arleen Hernández coordinará a su vez varios adiestramientos para los profesores y los empleados no docentes. Los adiestramientos se coordinarán para los meses de junio a octubre. Las fechas se estarán comunicando oportunamente a los distintos grupos.
Con el propósito de articular y sincronizar el cierre del Verano 2012 y el proceso de matrícula del próximo semestre académico (Primer semestre 2012-2013), en coordinación con el Decanato de Asuntos Académicos, la Oficina del Registrador y la División de Tecnologías Académicas y Administrativas, se ha planificado lo siguiente:
El proceso total de la matrícula de Verano 2012, entiéndase selección de cursos y pagos, se llevará a cabo según calendarizado utilizando el actual sistema SIS y los datos se migrarán posteriormente por vía electrónica al nuevo sistema (Vea Calendario Académico – Verano 2012 (enmendado), en la página electrónica de la Oficina del Registrador: http://www.uprrp.edu/registrador/calendarios_academicos.php).
Para el Primer Semestre del año académico 2012-2013, la selección de cursos y matrícula se realizará utilizando SIS. El pago de la matrícula se realizará como tradicionalmente se hace a través de MIUPI combinado con el Centro de Pago de Matrícula. Los datos se migrarán al nuevo sistema estudiantil, transcurridos al menos diez días después del comienzo de clases, cuando concluye todo el proceso de matrícula, esto representará la última carga de migración de datos al nuevo sistema. (Vea Calendario Académico – Primer Semestre 2012-2013, en la página electrónica de la Oficina del Registrador: http://www.uprrp.edu/registrador/calendarios_academicos.php).
El comienzo de clases para el próximo año académico se ha calendarizado para el lunes, 20 de agosto de 2012, con el fin de culminar la implantación del nuevo sistema para mediados del mes de septiembre. La implantación requerirá dos semanas en las cuales no estarán disponibles el SIS ni Power Campus. Una vez implantado el nuevo sistema habrá espacio para hacer los ajustes correspondientes sin sacrificar ninguna etapa crítica del proceso de matrícula. Transcurrido este periodo, se iniciarán los adiestramientos al personal docente del Recinto para la entrada electrónica de las calificaciones de los cursos correspondientes del Primer Semestre 2012-2013. Simultáneamente se ofrecerán adiestramientos al personal no docente y docente administrativo para el manejo de la oferta académica y la selección de cursos para el segundo semestre (Año Académico 2012-2013), entre otros procesos.
Según se desprende del calendario académico, los días 6 y 7 de noviembre de 2012 habrá receso académico y administrativo por razón del periodo eleccionario. Para poder cumplir con las 45 horas contacto y completar el semestre académico, previo a las tradicionales fiestas navideñas, se ha pautado clases durante los días feriados correspondientes al Descubrimiento de América (12 de octubre) y Día del Armisticio (12 de noviembre).
Recabamos toda la colaboración de la comunidad en las próximas etapas del proyecto, que anticipamos serán bien intensas puesto que estaremos entrando en las fases finales de su implantación, incluyendo los adiestramientos y el uso del sistema en tiempo real. Les mantendremos informados paso a paso del progreso del mismo, así como de las fechas para los adiestramientos.
Aprovecho para reconocer y agradecer la labor realizada por la Dra. Arleen Hernández como líder de este proyecto, la colaboración y compromiso de todo el personal académico y administrativo, (docente y no-docente) y de personal jubilado que se nos ha unido, y quiénes están trabajando arduamente para que el mismo sea todo un éxito.
Anejo 1
Universidad de Puerto Rico
Recinto de Río Piedras
Capacidades del Nuevo Sistema de Información Estudiantil
| Aplicaciones para Estudiantes: |
| Recibir ayuda en línea para el autoservicio |
| Actualizar datos personales en línea |
| Revisar estado de solicitud de admisión |
| Revisar datos académicos |
| Determinar requisitos para obtener el grado |
| Consultar plan académico o secuencia curricular sugerida en línea |
| Crear un plan de estudios |
| Buscar cursos vía electrónica |
| Buscar secciones de curso disponibles |
| Buscar cursos en el catálogo institucional |
| Búsqueda de personas vía electrónica |
| Matrícula vía electrónica de cursos tradicionales o de educación continua |
| Revisar lista de cursos |
| Revisar horario o programa de clases en línea |
| Inscribir cursos |
| Consultar datos de la clase vía electrónica |
| Descargar cursos y medios de actividad académica |
| Enviar actividades de los cursos |
| Consultar calificaciones de su actividad en el curso |
| Consultar asistencia al curso |
| Enviar datos al foro del curso |
| Consultar informe de calificaciones parciales y finales en línea |
| Consultar el expediente académico o transcripción no oficial en línea |
| Solicitar vía electrónica el expediente académico oficial |
| Hacer pago de matrícula vía electrónica |
| Consultar datos de pagos o deudas pendientes, y realizar pagos vía electrónica |
| Consultar detalles de su asistencia económica |
| Verificar avisos de deudas o “hold flags” vía electrónica |
| Actualizar lista de tarjetas de crédito |
| Otros servicios de apoyo al estudiante vía electrónica |
| Aplicaciones para docentes: |
| Búsqueda de cursos vía electrónica |
| Búsqueda de colegas o alumnos vía electrónica |
| Configuración de cursos en línea |
| Registro y envío de calificaciones de estudiantes vía electrónica |
| Administración e informes de asistencia de estudiantes a clases vía electrónica |
| Ofrecer asesoría académica a estudiantes vía electrónica |
| Autorización de matrícula en sus cursos vía electrónica |
Capacidades del Nuevo Sistema de Información Estudiantil
| Aplicaciones para PERSONAL ADMINISTRATIVO: |
| Aplicaciones amigables o fáciles de utilizar para la planificación y administración de la oferta académica |
Medios efectivos para la comunicación con todos los miembros de la comunidad universitaria, aspirantes y público en general a través de:
- Comunicaciones y acciones programadas
- Administración de grupos de contactos
- Generación automática de cartas
|
| Entrada y actualización fácil de toda la información relacionada a estudiantes y cursos |
| Registro y procesamiento rápido de transacciones relacionadas a las admisiones, expedientes académicos, cobros, asistencia económica y egresados |
| Búsqueda fácil y exacta de información |
| Administración de los salones de clases vía electrónica |
| Creación ágil de informes para la planificación y toma de decisiones |
| Ofrecimientos de servicios a la comunidad universitaria y público en general vía electrónica |
Preparado por: Arleen Hernández, Ph.D.
Catedrática, Decana Auxiliar y Gerente del Proyecto
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