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7:49 pm - 31/10/2012

Procedimiento para la Notificación Previa de Actividades en el Recinto

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN PREVIA DE ACTIVIDADES O EVENTOS EN EL RECINTO

La Oficina de Mercadeo, Desarrollo y Comunicaciones (OMDC) estableció un procedimiento de notificación previa de actividades o eventos que ocurren en el Recinto, el cual les fue notificado en la Carta Circular fechada el 8 de noviembre de 2011.  A diario en el Recinto se realizan múltiples y variadas actividades y eventos, por lo que deseamos recordarles el cumplimiento del mismo.

En específico, este procedimiento aplica a actividades o eventos que requieren, entre otros, el apoyo de la OMDC, arreglos de seguridad y la coordinación con otras unidades del Recinto, o que simplemente impactan a toda la comunidad universitaria o a la comunidad externa.

En específico, este procedimiento aplica a actividades o eventos que requieren, entre otros, el apoyo de la OMDC, arreglos de seguridad y la coordinación con otras unidades del Recinto, o que simplemente impactan a toda la comunidad universitaria o a la comunidad externa.

El procedimiento a seguir para la notificación previa de las actividades o eventos a celebrarse en el Recinto que cumplan con los requisitos anteriores es el siguiente:

  1. La(s) persona(s) a cargo de organizar la actividad o evento notificará sobre la misma a la OMDC con un mínimo de 15 días laborables a la fecha de la actividad o evento. Recomendamos que esto sea con mayor antelación, si se requiere apoyo sustancial de la unidad.  Para esto, completará la Hoja para la Notificación Previa de Actividad o Evento. La misma debe enviarse mediante correo electrónico a la atención de la Sra. Lorna M. Castro, Relacionista de la OMDC, a:  omdc.uprrp@upr.edu.
  2. La actividad deberá estar previamente autorizada por el(la) Decano(a) Ejecutivo(a), Decanos(as) de las Facultades o Director(a) de las Escuelas y la Rectora, según corresponda.
  3. La OMDC procederá a comunicarse con la persona a cargo de la actividad o evento para acordar, en específico, el apoyo que la Oficina brindará en la planificación, mercadeo y comunicación de la misma.
  4. La persona a cargo de la actividad o evento notificará y coordinará una reunión con el Sr. Julio Serrano Faría, Director de la División de Seguridad y Manejo de Riesgos del Recinto, a través de su correo electrónico julio.serrano2@upr.edu, para establecer un plan de seguridad, según los requisitos de logística de cada actividad o evento.

Ninguna actividad o evento que no haya cumplido con el procedimiento establecido de notificación previa será reconocida como una actividad oficial del Recinto.

Es importante recordarles que para actividades y eventos que se llevan a cabo en el Recinto, patrocinados por entes externos o cuando el Recinto se celebran actividades fuera del mismo, se deberá cumplir con la presentación de las pólizas de seguros requeridas.  Para información sobre el particular deberá comunicarse con la Sra. Awilda Vélez, de la Oficina de Finanzas, a la extensión 84375.

Agradecemos la colaboración de la comunidad universitaria con el cumplimiento de este procedimiento, para que de este modo la coordinación sea una efectiva y lograr el éxito de las actividades que se llevan a cabo  en nuestro campus universitario.

Acceda la Hoja de Notificación Previa de Actividades en el siguiente enlace:

http://www.uprrp.edu/ultimahora/wp-content/uploads/2012/10/Hoja-de-Notificación-Previa-Actividades-y-Eventos-uso-oficial1.docx