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11:54 am - 09/11/2011

Carta Circular-Procedimiento para la notificación previa de actividades en el Recinto

8 de noviembre de 2011

CARTA CIRCULAR

A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Ana R. Guadalupe, Ph.D.

Rectora

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN PREVIA DE ACTIVIDADES O EVENTOS EN EL RECINTO

A diario ocurren en el Recinto múltiples y variadas actividades y eventos que requieren de una difusión amplia, y la coordinación efectiva de servicios y apoyos a través de las diferentes unidades académicas y administrativas.  La recién creada Oficina de Mercadeo, Desarrollo y Comunicaciones (OMDC) es la unidad responsable de diseñar, junto  a los organizadores de estas actividades y eventos, las estrategias para su comunicación y mercadeo.

A tales efectos, la OMDC identificó la necesidad de establecer un procedimiento para la notificación previa de las actividades o eventos que ocurrirán en el Recinto.  En específico, este procedimiento aplicará a actividades o eventos que requerirán, entre otros, el apoyo de la OMDC, arreglos especiales de seguridad, la coordinación con otras unidades del Recinto, o que simplemente impacten a toda la comunidad universitaria o a la comunidad externa.

El procedimiento a seguir para la notificación previa de las actividades o eventos a celebrarse en el Recinto que cumplan con los requisitos anteriores será el siguiente:

  1. La(s) persona(s) a cargo de organizar la actividad o evento notificará sobre la misma a la OMDC con un mínimo de 15 días laborables a la fecha de la actividad o evento. Recomendamos que esto sea con mayor antelación, si se requiere apoyo sustancial de esta unidad.  Para esto completará la Hoja de Notificación de Actividad o Evento que se adjunta. La misma debe enviarse mediante correo electrónico a la atención de la Sra. Lizette Hernández Vera, Oficial de Actividades de la OMDC, a:  lizette.hernandez1@upr.edu.La OMDC procederá a comunicarse con la persona a cargo de la actividad o evento para acordar, en específico, el apoyo que la Oficina brindará en la planificación, mercadeo y comunicación de la misma.
  2. La persona a cargo de la actividad o evento notificará simultáneamente al Sr. Julio Serrano Faría, Director de la División de Seguridad y Manejo de Riesgos (DSMR) del Recinto a través de su correo electrónico julio.serrano2@upr.edu.
  3. La DSMR coordinará con la persona a cargo de la actividad o evento un plan de seguridad, según los requisitos de logística  de cada actividad o evento en particular.

Es importante destacar que para actividades y eventos que se llevan a cabo en el Recinto, patrocinados por entes externos o cuando el Recinto celebra actividades fuera del mismo, se deberá cumplir con la presentación de las pólizas de seguros requeridas.  Para información sobre el particular deberá comunicarse con la Sra. Awilda Vélez, de la Oficina de Finanzas, a la extensión 84375.

Recabamos y agradecemos la colaboración de la comunidad universitaria con el cumplimiento de este procedimiento, el que esperamos contribuya a la coordinación efectiva y éxito de las actividades o eventos que se celebren en nuestro campus universitario y, a propiciar una mayor participación de la comunidad universitaria y externa en los mismos.

Anejo

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