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9:35 am - 08/03/2013

Última fase de migración a la nueva y mejorada MIUPI

Categoría: Circulares,Última Hora ∗ Etiquetas: ,

7 de marzo de 2013

CARTA CIRCULAR

DECANOS, DECANOS ASOCIADOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS, PERSONAL DOCENTE Y NO DOCENTE

Ana R. Guadalupe, Ph.D.
Rectora

ÚLTIMA FASE DE MIGRACIÓN A LA NUEVA Y MEJORADA MIUPI

Nos complace informarles que los esfuerzos del Recinto para la implantación del nuevo Sistema de Información Estudiantil han permitido que nos dirijamos hacia la última carga de migración o traslado de datos del Sistema de Información Estudiantil (SIE o SIS) a PowerCampus. Como parte de los procedimientos relacionados a esta nueva plataforma, que se conocerá como la nueva y mejorada MIUPI, la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA) estará realizando una última carga de datos para la instancia de producción.  Por tal razón, es necesario que se realice un procedimiento conocido como blackout en el que el actual SIE y la plataforma de producción (CAMPUS) de la nueva y mejorada MIUPI no estarán disponibles durante el período del 11 al 29 de marzo de 2013. Esto se hace para que al llevar a cabo esta última migración no haya entradas a ninguno de los dos sistemas y se preserven los datos existentes en ambos.  Es importante señalar que el programa de capacitación, que se trabaja en una versión de adiestramiento, continuará disponible.

El blackout de ambos sistemas representará un reto para las unidades funcionales, pero el mismo es uno vital para la implantación del nuevo sistema estudiantil.  Las unidades funcionales que se verán afectadas por esta acción han sido instruidas para que tomen las medidas pertinentes para atender los procesos diarios. A partir del 1 de abril de 2013, toda transacción relacionada con el Sistema de Información Estudiantil deberá realizarse en la plataforma de la nueva y mejorada MIUPI.

Para asegurar una transición ordenada contaremos con un equipo de apoyo que estará disponible para aclarar dudas y manejar posibles contratiempos. Para comunicarse con este grupo puede escribir al correo electrónico apoyo.transicion@uprrp.edu.

Estos trabajos permitirán completar una de las fases más cruciales para preparar a todas las unidades del Recinto para la implantación del nuevo Sistema de Información Estudiantil en las próximas semanas. Estoy muy agradecida por su colaboración con este proyecto y  con el apoyo de toda la comunidad universitaria lograremos el exitosamente la implantación de la nueva y mejorada MIUPI, una plataforma para todos.

11:27 am - 08/12/2011

Progreso en implantación nuevo sistema de información estudiantil

8 de diciembre de 2011

CARTA CIRCULAR

A TODA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Ana R. Guadalupe, Ph.D.
Rectora

PROGRESO EN LA IMPLANTACÓN DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTUDIANTIL

En carta circular del pasado 13 de septiembre de 2011 les presentamos un resumen del proyecto de adopción del nuevo sistema de información estudiantil Power Campus de Sungard Higher Education (SGHE).  Con el fin de mantenerlos informados, le incluyo datos del progreso del proyecto.

Durante este semestre, la Dra. Arleen Hernández, Decana Auxiliar de Asuntos Académicos y Coordinadora para la Gerencia y Reingeniería de Matrícula, presentó los detalles del proyecto a distintas unidades administrativas y académicas del Recinto.  El proyecto también fue presentado ante el Senado Académico y el Consejo General de Estudiantes. Un total de 426 miembros de la comunidad universitaria del Recinto  participaron de estas presentaciones, incluyendo personal docente administrativo, personal no docente y estudiantes.

Al momento hemos concluido la etapa de planificación, descubrimiento e instalación del sistema. La etapa de planificación conllevó la creación de un documento de alcance del proyecto y otros documentos que servirán de apoyo al desarrollo del proyecto.

La etapa de descubrimiento se llevó a cabo con la participación directa de empleados docentes, administrativos y empleados no docentes de las unidades administrativas y académicas que manejan el proceso de matrícula.  Esto resultó en la creación de 242 flujogramas de los procesos actuales que impactan la matrícula de estudiantes. Entre las unidades que participaron en este proceso se encuentran:

  • Oficina de Admisiones
  • Oficina del Registrador
  • Oficina de Asistencia Económica
  • Oficina de Vivienda
  • Decanato de Estudiantes
  • Decanato Auxiliar de Relaciones Internacionales
  • Oficina de Recaudaciones
  • Oficina de Finanzas
  • Oficina Fiscal de Asistencia Económica
  • División de Educación Continua y Estudios Profesionales

La instalación del sistema Power Campus conllevó la adquisición e instalación de servidores para un ambiente de pruebas.  La compra e instalación de los servidores tomó alrededor de dos meses.  La instalación del nuevo sistema Power Campus comenzó a mediados de noviembre y concluyó esta semana. El personal de la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA) trabajó mano a mano con los consultores externos de SGHE y de Microsoft para que esto fuese posible en las fechas estipuladas.  La adquisición de los servidores se hizo en consonancia con el proyecto de actualización y fortalecimiento de la DTAA.

Actualmente estamos entrando en las etapas de configuración del diagnóstico de las interfaces con otros sistemas de información y de la planificación de los adiestramientos para el personal docente, no docente y estudiantes.

La etapa de configuración comenzó con la entrada de las tablas de los códigos que nutren el sistema. Entre otras actividades, estamos trabajando en la construcción de las solicitudes de distintos tipos admisiones en formato electrónico, tales como:

  • Readmisiones
  • Traslados
  • Transferencias
  • Reclasificaciones
  • Permisos Especiales
  • Concentraciones Múltiples
  • Área de Énfasis (“Tracks”)
  • Intercambio
  • Educación Continua

El diagnóstico de las interfaces con otros sistemas comenzará la tercera semana de diciembre en coordinación con las unidades administrativas, el DTAA y la Oficina de Sistemas de Información de la Administración Central.  Simultáneamente, la planificación de los adiestramientos para el personal docente y no docente se estará coordinando con la Oficina de Recursos Humanos del Recinto.  El adiestramiento a estudiantes se coordinará con el Decanato de Estudiantes. Una vez concluya la etapa de construcción y diagnóstico de las interfaces, se pasará a la etapa de validación y migración. Estas dos etapas están pautadas para el semestre entrante.

Contamos con su acostumbrada colaboración y agradecemos el apoyo y participación activa en esta iniciativa tan importante para nuestro Recinto que redundará en beneficio para toda la comunidad universitaria y público en general.