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6:43 pm - 05/06/2012

Procesos de Matrícula y Calendarios Académicos Verano 2012 y Primer Semestre Académico 2012-2013

6 de junio de 2012

CARTA CIRCULAR

A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Ana R. Guadalupe, Ph.D.
Rectora

PROCESOS DE MATRÍCULA Y CALENDARIOS ACADÉMICOS PARA VERANO 2012 Y EL PRIMER SEMESTRE ACADÉMICO 2012-2013

Como es del conocimiento de ustedes, el Recinto continúa trabajando en la implantación del nuevo sistema de información estudiantil, Power Campus. La implantación de este sistema redundará en mayores y mejores servicios a los estudiantes, y mejores herramientas de trabajo para los profesores, el personal gerencial y de apoyo. Con esta comunicación encontrarán un listado de todas las capacidades del sistema según los grupos concernidos. Todos los servicios identificados estarán disponibles en formato electrónico (ver Anejo 1).

El equipo de trabajo de este proyecto se ha concentrado durante en el pasado semestre académico y en este verano, en las etapas de construcción, migración, validación de datos y preparación de informes. Al inicio del próximo año académico 2012-2013, la Oficina de Mercadeo, Desarrollo y Comunicaciones y el Decanato de Estudiantes lanzarán una campaña dirigida al estudiantado del Recinto para orientarles en el uso y manejo del sistema, el cual esperamos esté disponible a los usuarios para el mes de octubre. La doctora Arleen Hernández coordinará a su vez varios adiestramientos para los profesores y los empleados no docentes. Los adiestramientos se coordinarán para los meses de junio a octubre.  Las fechas se estarán comunicando oportunamente a los distintos grupos.

Con el propósito de articular y sincronizar el cierre del Verano 2012 y el proceso de matrícula del próximo semestre académico (Primer semestre 2012-2013), en coordinación con el Decanato de Asuntos Académicos, la Oficina del Registrador y la División de Tecnologías Académicas y Administrativas, se ha planificado lo siguiente:

El proceso total de la matrícula de Verano 2012, entiéndase selección de cursos y pagos, se llevará a cabo según calendarizado utilizando el actual sistema SIS y los datos se migrarán posteriormente por vía electrónica al nuevo sistema (Vea Calendario Académico – Verano 2012 (enmendado), en la página electrónica de la Oficina del Registrador: http://www.uprrp.edu/registrador/calendarios_academicos.php).

Para el Primer Semestre del año académico 2012-2013, la selección de cursos y matrícula se realizará utilizando SIS. El pago de la matrícula se realizará como tradicionalmente se hace a través de MIUPI combinado con el Centro de Pago de Matrícula. Los datos se migrarán al nuevo sistema estudiantil, transcurridos al menos diez días después del comienzo de clases,  cuando concluye todo el proceso de matrícula, esto representará la última carga de migración de datos al nuevo sistema. (Vea Calendario Académico – Primer Semestre 2012-2013, en la página electrónica de la Oficina del Registrador: http://www.uprrp.edu/registrador/calendarios_academicos.php).

El comienzo de clases para el próximo año académico se ha calendarizado para el lunes, 20 de agosto de 2012, con el fin de culminar la implantación del nuevo sistema para mediados del mes de septiembre. La implantación requerirá dos semanas en las cuales no estarán disponibles el SIS ni Power Campus.  Una vez implantado el nuevo sistema habrá espacio para hacer los ajustes correspondientes sin sacrificar ninguna etapa crítica del proceso de matrícula.  Transcurrido este periodo, se iniciarán los adiestramientos al personal docente del Recinto para la entrada electrónica de las calificaciones de los cursos correspondientes  del Primer Semestre 2012-2013. Simultáneamente se ofrecerán adiestramientos al personal no docente y docente administrativo para el manejo de la oferta académica y la selección de cursos para el segundo semestre (Año Académico 2012-2013), entre otros procesos.

Según se desprende del calendario académico, los días 6 y 7 de noviembre de 2012 habrá receso académico y administrativo por razón del periodo eleccionario.  Para poder cumplir con las 45 horas contacto y completar el semestre académico, previo a las tradicionales fiestas navideñas, se ha pautado clases durante los días feriados correspondientes al Descubrimiento de América (12 de octubre) y Día del Armisticio (12 de noviembre).

Recabamos toda la colaboración de la comunidad en las próximas etapas del proyecto, que anticipamos serán bien intensas puesto que estaremos entrando en las fases finales de su implantación, incluyendo los adiestramientos y el uso del sistema en tiempo real. Les mantendremos informados paso a paso del progreso del mismo, así como de las fechas para los adiestramientos.

Aprovecho para reconocer y agradecer la labor realizada por la Dra. Arleen Hernández como líder de este proyecto, la colaboración y compromiso de todo el personal académico y administrativo, (docente y no-docente) y de personal jubilado que se nos ha unido, y quiénes están trabajando arduamente para que el mismo sea todo un éxito.

Anejo 1

Universidad de Puerto Rico

Recinto de Río Piedras

Capacidades del Nuevo Sistema de Información Estudiantil

Aplicaciones para Estudiantes:
Recibir ayuda en línea para el autoservicio
Actualizar datos personales en línea
Revisar estado de solicitud de admisión
Revisar datos académicos
Determinar requisitos para obtener el grado
Consultar plan académico o secuencia curricular sugerida en línea
Crear un plan de estudios
Buscar cursos vía electrónica
Buscar secciones de curso disponibles
Buscar cursos en el catálogo  institucional
Búsqueda de personas vía electrónica
Matrícula vía electrónica de cursos tradicionales o de educación continua
Revisar lista de cursos
Revisar horario o programa de clases en línea
Inscribir cursos
Consultar datos de la clase vía electrónica
Descargar cursos y medios de actividad académica
Enviar actividades de los cursos
Consultar calificaciones de su actividad en el curso
Consultar asistencia al curso
Enviar datos al foro del curso
Consultar informe de calificaciones parciales y finales en línea
Consultar el expediente académico o transcripción no oficial en línea
Solicitar vía electrónica el expediente académico oficial
Hacer pago de matrícula vía electrónica
Consultar datos de pagos o deudas pendientes, y realizar pagos vía electrónica
Consultar detalles de su asistencia económica
Verificar avisos de deudas o “hold flags” vía electrónica
Actualizar lista de tarjetas de crédito
Otros servicios de apoyo al estudiante vía electrónica
Aplicaciones para docentes:
Búsqueda de cursos vía electrónica
Búsqueda de colegas o alumnos vía electrónica
Configuración de cursos en línea
Registro y envío de calificaciones de estudiantes vía electrónica
Administración e informes de asistencia de estudiantes a clases vía electrónica
Ofrecer asesoría académica a estudiantes vía electrónica
Autorización de matrícula en sus cursos vía electrónica

Capacidades del Nuevo Sistema de Información Estudiantil

Aplicaciones para PERSONAL ADMINISTRATIVO:
Aplicaciones amigables o fáciles de utilizar para la planificación y administración de la oferta académica
Medios efectivos para la comunicación con todos los miembros de la comunidad universitaria, aspirantes y público en general a través de:

  • Comunicaciones y acciones programadas
  • Administración de grupos de contactos
  • Generación automática de cartas
Entrada y actualización fácil de toda la información relacionada a estudiantes y cursos
Registro y procesamiento rápido de transacciones relacionadas a las admisiones, expedientes académicos, cobros, asistencia económica y egresados
Búsqueda fácil y exacta de información
Administración de los salones de clases vía electrónica
Creación ágil de informes para la planificación y toma de decisiones
Ofrecimientos de servicios a la comunidad universitaria y público en general  vía electrónica

Preparado por: Arleen Hernández, Ph.D.
Catedrática, Decana Auxiliar y Gerente del Proyecto