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11:27 am - 08/12/2011

Progreso en implantación nuevo sistema de información estudiantil

8 de diciembre de 2011

CARTA CIRCULAR

A TODA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Ana R. Guadalupe, Ph.D.
Rectora

PROGRESO EN LA IMPLANTACÓN DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTUDIANTIL

En carta circular del pasado 13 de septiembre de 2011 les presentamos un resumen del proyecto de adopción del nuevo sistema de información estudiantil Power Campus de Sungard Higher Education (SGHE).  Con el fin de mantenerlos informados, le incluyo datos del progreso del proyecto.

Durante este semestre, la Dra. Arleen Hernández, Decana Auxiliar de Asuntos Académicos y Coordinadora para la Gerencia y Reingeniería de Matrícula, presentó los detalles del proyecto a distintas unidades administrativas y académicas del Recinto.  El proyecto también fue presentado ante el Senado Académico y el Consejo General de Estudiantes. Un total de 426 miembros de la comunidad universitaria del Recinto  participaron de estas presentaciones, incluyendo personal docente administrativo, personal no docente y estudiantes.

Al momento hemos concluido la etapa de planificación, descubrimiento e instalación del sistema. La etapa de planificación conllevó la creación de un documento de alcance del proyecto y otros documentos que servirán de apoyo al desarrollo del proyecto.

La etapa de descubrimiento se llevó a cabo con la participación directa de empleados docentes, administrativos y empleados no docentes de las unidades administrativas y académicas que manejan el proceso de matrícula.  Esto resultó en la creación de 242 flujogramas de los procesos actuales que impactan la matrícula de estudiantes. Entre las unidades que participaron en este proceso se encuentran:

  • Oficina de Admisiones
  • Oficina del Registrador
  • Oficina de Asistencia Económica
  • Oficina de Vivienda
  • Decanato de Estudiantes
  • Decanato Auxiliar de Relaciones Internacionales
  • Oficina de Recaudaciones
  • Oficina de Finanzas
  • Oficina Fiscal de Asistencia Económica
  • División de Educación Continua y Estudios Profesionales

La instalación del sistema Power Campus conllevó la adquisición e instalación de servidores para un ambiente de pruebas.  La compra e instalación de los servidores tomó alrededor de dos meses.  La instalación del nuevo sistema Power Campus comenzó a mediados de noviembre y concluyó esta semana. El personal de la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA) trabajó mano a mano con los consultores externos de SGHE y de Microsoft para que esto fuese posible en las fechas estipuladas.  La adquisición de los servidores se hizo en consonancia con el proyecto de actualización y fortalecimiento de la DTAA.

Actualmente estamos entrando en las etapas de configuración del diagnóstico de las interfaces con otros sistemas de información y de la planificación de los adiestramientos para el personal docente, no docente y estudiantes.

La etapa de configuración comenzó con la entrada de las tablas de los códigos que nutren el sistema. Entre otras actividades, estamos trabajando en la construcción de las solicitudes de distintos tipos admisiones en formato electrónico, tales como:

  • Readmisiones
  • Traslados
  • Transferencias
  • Reclasificaciones
  • Permisos Especiales
  • Concentraciones Múltiples
  • Área de Énfasis (“Tracks”)
  • Intercambio
  • Educación Continua

El diagnóstico de las interfaces con otros sistemas comenzará la tercera semana de diciembre en coordinación con las unidades administrativas, el DTAA y la Oficina de Sistemas de Información de la Administración Central.  Simultáneamente, la planificación de los adiestramientos para el personal docente y no docente se estará coordinando con la Oficina de Recursos Humanos del Recinto.  El adiestramiento a estudiantes se coordinará con el Decanato de Estudiantes. Una vez concluya la etapa de construcción y diagnóstico de las interfaces, se pasará a la etapa de validación y migración. Estas dos etapas están pautadas para el semestre entrante.

Contamos con su acostumbrada colaboración y agradecemos el apoyo y participación activa en esta iniciativa tan importante para nuestro Recinto que redundará en beneficio para toda la comunidad universitaria y público en general.