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12:44 pm - 19/04/2013

Trámite interno en respuesta a solicitud de documentos e información

17 de abril de 2013

CIRCULAR NÚM. 28, AÑO 2012-2013

A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Ana R. Guadalupe, Ph.D.

Rectora

TRÁMITE INTERNO EN RESPUESTA A SOLICITUD DE DOCUMENTOS  E INFORMACIÓN

Todas las operaciones del Recinto de Río Piedras son auditadas por la Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) y la Oficina de Auditores Internos de la Junta de Síndicos (OAI), quienes en sus informes de auditorías proveen una evaluación independiente y objetiva para, entre otras cosas, determinar si:

  • se han identificado y manejado los riesgos de manera apropiada;
  • la información significativa y los medios utilizados para identificarla, medirla, clasificarla y reportarla son correctos, confiables y oportunos;
  • la institución y sus empleados cumplen con las leyes, reglamentos, políticas, procedimientos y planes que tengan un impacto significativo en las operaciones;
  • existen procedimientos adecuados para salvaguardar los activos significativos y, según sea apropiado, verificar la existencia de esos activos; y si,
  • los recursos se adquieren y se utilizan de forma eficiente.

Como parte de las gestiones de auditoría pertinentes, los auditores solicitan y procuran la obtención de documentos e información.  Estas solicitudes son remitidas por los auditores a la Oficina de Políticas, Sistemas y Auditoría (OPSA), quien canaliza la obtención de la documentación pertinente con los funcionarios de Rectoría, los decanatos ejecutivos, facultades, escuelas y oficinas adscritas.  Toda oficina o funcionario deberá abstenerse de suplir información y/o documentos a menos que el requerimiento sea canalizado por conducto de OPSA, quien evaluará y validará la legitimidad de la solicitud según los reglamentos institucionales, estatales y federales aplicables. Una vez OPSA valide la legitimidad, informara la misma a la Oficina o funcionario para que proceda con la entrega de la información.

En caso de tener cualquier duda sobre el trámite de requerimientos de producción de información y/o documentos tanto de entidades externas y auditores, favor de contactar a la Lcda. Brendalys Roa, Directora de OPSA, a la extensión 84019.

Agradezco su acostumbrada colaboración.