La divulgación de toda información oficial a través del correo electrónico está a cargo de la Oficina de Comunicaciones, Desarrollo y Exalumnos (OCDE), y recibe el apoyo de la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA).
En cumplimiento con la Política Institucional sobre el Uso Aceptable de los Recursos de la Tecnología de la Información de la UPR (Certificación 35, 2007-2008 de la Junta de Gobierno), en adelante, el uso del sistema de correo masivo utilizando la nueva plataforma se hará realizando unas distribuciones por temas y por grupos de estudiantes, profesores, empleados. Por lo tanto, cualquier solicitud de envío usando el correo electrónico institucional deberá cumplir y tramitarse de la siguiente forma:
- La petición de envío, será sometida de forma electrónica dirigida al correo actividades.comunicaciones@upr.edu. La información a difundir debe ser estrictamente de carácter oficial, y de personas o grupos reconocidos oficialmente por la institución, o tenga un interés institucional.
- Además, de cumplir con el primer punto, toda solicitud de divulgación para utilizar esta plataforma de envío, debe contar con la autorización del Decano(a) o Director(a) del Decanato, Facultad o Escuela, y/o tenga la aprobación de la Rectoría.
- Es requisito que en la solicitud identifique, el grupo a quien se dirigirá el envío, indique la unidad que promueve el evento, actividad, entre otros, e incluya la información de contacto- teléfono, correo electrónico-, de carácter oficial, de la persona a cargo.
- De adjuntar un arte, el mismo debe contener el logo oficial del Recinto, en cumplimiento con el Manual de Marca Institucional.
- El arte debe estar en formato jpg. o png., con el tamaño recomendable de 600 pixeles de ancho. Además, con la imagen deberá incluir un texto con la descripción breve del anuncio que incluya fecha, hora e información general, para cumplir con la reglamentación que protege a las personas con impedimentos.
- De incluir texto, deberá estar redactado específicamente en la forma que se desea divulgar. La OCDE no hará transcripciones de texto para los envíos.
- No se adjuntarán documentos, o ciertas imágenes, en los envíos, por lo que solo se podrá hacer referencias a enlaces donde se encuentre la información y que esté disponible en un servidor interno de la institución.
- Cualquier anuncio de actividad o evento oficial a difundir tienen que ser solicitado con mínimo de 10 días laborables de anticipación a la fecha en que se llevará a cabo, y quedará a discreción de la OCDE determinar el momento de su difusión previo a la fecha del evento.
- El envío masivo a través del correo electrónico institucional se hará solo una vez.
- La OCDE tendrá la discreción de hacer modificaciones a la solicitud de envíos electrónicos o decidir no realizarlo.
Para apoyar esta gestión de divulgación, las promociones de actividades o eventos oficiales serán publicadas en la sección de Eventos del portal principal del Recinto www.uprrp.edu.