Notificación previa de actividades o eventos en el Recinto que requieran apoyo de la Oficina de Comunicaciones (OC), División de Seguridad y Manejo de Riesgos (DSMR), y la Oficina de Conservación de las Instalaciones Universitarias (OCIU):

El procedimiento a seguir para la notificación previa de las actividades o eventos a llevarse a cabo en el Recinto es el siguiente:

La(s) persona(s) a cargo de organizar la actividad o evento completarán la Hoja para la Notificación Previa de Actividad o Evento, y enviarán la misma con un mínimo de 15 días laborables a la fecha de la actividad o evento, a las siguientes oficinas:

  1. Oficina de Comunicaciones (OC):  La misma debe enviarse mediante correo electrónico a la atención del Director(a) de la OC a la siguiente dirección actividades.comunicaciones@upr.edu. La OC procederá a comunicarse con la persona a cargo de la actividad o evento para acordar, en específico, el apoyo que la Oficina brindará en la organización, divulgación y comunicación de la misma.
  2. División de Seguridad y Manejo de Riesgos: Notificará mediante comunicación escrita o correo electrónico al Director de la División (seguridad@upr.edu) para coordinar con el personal el plan de seguridad y accesos vehiculares, según los requisitos de logística de cada actividad o evento. Podrá incluir la Hoja de Notificación Previa de Actividad o Evento.
  3. Oficina de Conservación de las Instalaciones Universitarias: En las actividades o eventos que requieren el apoyo de las diferentes Divisiones que componen la OCIU: mantenimiento, ornato, plomería y transportación, entre otras, la notificación deberá realizarse mediante carta a la OCIU o en su lugar un correo electrónico a la Directora a: ociu@upr.edu. Podrá incluir la Hoja de Notificación Previa de Actividad o Evento. La Directora de OCIU o su personal asignado procederá a comunicarse con la persona a cargo de la actividad o evento para delinear, en específico, el apoyo de las Divisiones necesarias en el evento.
    1. La persona a cargo de la actividad o evento notificará mediante órdenes de trabajo las necesidades apremiantes y de ser necesario se realizará una reunión para la coordinación de los trabajos con OCIU.
  4. Toda actividad deberá contar con la aprobación de los Decanos(as) de los Decanatos, las Facultades, Escuelas, Directores(as) de Oficinas, Escuelas y Rector, según corresponda.
  5. Ninguna actividad o evento que no haya cumplido con el procedimiento establecido de notificación previa será reconocida como una actividad oficial del Recinto.

Es importante recordar que para actividades y eventos que se lleven a cabo en el Recinto, patrocinados por entes externos o cuando el Recinto celebra actividades fuera del mismo, se deberá cumplir con la presentación de las pólizas de seguros requeridas. Para información sobre el particular deberá comunicarse con la Sra. Awilda Vélez, Oficial Administrativa de la Oficina de Finanzas, a la extensión 84370.

 

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