La Certificación 101 (2009-2010) Procedimiento para dar Seguimiento y Cumplir con las Disposiciones de Ley y de Reglamento en Relación con los Informes de Auditorías a la Universidad de Puerto Rico por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, la Oficina de Auditoría Interna de la Junta de Síndicos y los Auditores Externos, en el Artículo 4, inciso A-2, dispone, entre otras cosas que: “Requerirá a la Gerencia de cada unidad institucional la designación de un funcionario como Coordinador de Auditorías para que coordine todo lo relacionado con las Auditorías de la OCPR, la OAI y los auditores externos.”
A tenor con tal designación, la Coordinadora de Auditorías del Recinto de Río Piedras da seguimiento periódico a los funcionarios o empleados de las unidades responsables de atender las recomendaciones dirigidas a subsanar las deficiencias señaladas en los informes de auditorías internas o externas. Esto, para que, dentro de las fechas límites, establecidas por la Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) o por la Oficina de Auditoría Interna (OAI), entreguen: los borradores de los Planes de Acción Correctiva (PAC) e Informes de Acción correctiva (IAC); y, cualquier otra información, valores, documentos y/o propiedades solicitadas por los auditores. Dichos seguimientos se realizan inicialmente por correo electrónico o carta formal, en caso de que no se reciba la información en la fecha solicitada, se les envía recordatorios por los mecanismos antes mencionados y/o vía telefónica.
Los seguimientos periódicos son de suma importancia puesto que los mismos redundan en beneficio del Recinto para mejorar las operaciones y la administración de sus recursos económicos y humanos. Esta tarea impacta las operaciones del Recinto y puede incidir en la labor docente, de investigación o administrativa, dependiendo de la unidad que haya sido objeto de una auditoría. La oportuna implementación de las medidas correctivas recomendadas por los auditores ayuda significativamente a la gerencia a mejorar la efectividad y eficiencia de las operaciones del Recinto y en la mitigación de riesgos potenciales que podrían afectar sus operaciones. Además, a través de los seguimientos, asistimos a la gerencia en la identificación de oportunidades de cambio para el mejoramiento de la calidad de los procesos que se llevan a cabo en la prestación de los servicios de apoyo tanto al personal universitario como a la comunidad universitaria.