Trámite para la aprobación de anuncios para la difusión pública durante el año eleccionario 2016

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8 de diciembre de 2015

 

CARTA CIRCULAR
A TODA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

 

Carlos E. Severino Valdez, Ph.D.
Rector

 

TRÁMITE PARA LA APROBACIÓN DE ANUNCIOS PARA LA DIFUSIÓN PÚBLICA DURANTE AÑO ELECCIONARIO 2016

A partir del 1 de enero hasta el 9 de noviembre de 2016 entrará en vigor la veda electoral para los gastos de difusión pública de las agencias del Gobierno de Puerto Rico, la Asamblea Legislativa y la Rama Judicial.

Según dispone el Reglamento para el Control de Gastos de Difusión Pública del Gobierno, aprobado el 14 de octubre de 2015, por la Comisión Estatal de Elecciones (CEE), y que aplicará a las Elecciones Generales del 2016, solamente se autorizará la divulgación de material promocional y los anuncios que sean requeridos por ley, que sean de interés público, de urgencia o emergencias, con previo permiso de la CEE, a través de la Junta Examinadora de Anuncios.

El Reglamento establece que para publicar cualquier información de interés público, independientemente del medio de difusión, se someterá una solicitud de autorización ante la CEE. El Reglamento define medios de difusión como “Libros, radio, cine, televisión, cable tv, sistemas de satélite, periódicos, revistas, programas, publicaciones periódicas, hojas sueltas, folletos, cuadernos, opúsculos, postales, rótulos, letreros, pasquines, pancartas, placas, tarjas, carteles, cruzacalles, calcomanías, inscripciones, afiches, objetos, símbolos, emblemas, fotografías, grabaciones (ya sean en cintas, discos, discos compactos u otros), casetes, internet, teléfono, banco telefónico, celulares, fax, altoparlantes, mensajes en facturas o en cualquier otro documento dirigida al público, esquelas y cualquier otro medio capaz de difundir, propagar y divulgar un mensaje, sea de forma directa o indirecta”.

Toda actividad o documento a ser divulgado a la comunidad universitaria y a la comunidad externa, a través de un medio de difusión será sometido a la Comisión Estatal de Elecciones, a través de la Sra. Lorna M. Castro, Relacionista del Recinto. Dicho trámite deberá realizarse con, al menos, veinte (20) días laborables de antelación a la fecha en que se proyecte iniciar la emisión o publicación del aviso o anuncio.

Es importante recalcar, que cualquier publicación realizada en años anteriores, pero que su distribución se reiniciará o continuará en el período de la veda electoral, tales como folletos informativos, hojas sueltas, boletines, revistas y periódicos publicados, entre otros, deberá ser presentado para aprobación de la Junta Examinadora de Anuncios.

Le incluimos, en el enlace colocado más adelante, el modelo de solicitud a ser completado en las respectivas unidades con toda la información requerida -excepto la firma- para cada una de las solicitudes que se presentarán. Dicha solicitud de autorización será entregada personalmente a la Sra. Castro en su oficina, ubicada en el primer piso del edificio Román Baldorioty de Castro. Se requerirán un (1) original y siete (7) copias de la solicitud de autorización y del anuncio o el material promocional a difundir. La persona autorizada a firmar la solicitud de autorización ante la Junta Examinadora de Anuncios será la Sra. Castro.

Es importante destacar que todas las páginas de internet de las distintas unidades del Recinto deberán ser sometidas para autorización. La Junta Examinadora de Anuncios de la CEE ha establecido que la solicitud de autorización en el caso de las páginas en la internet deberán ser sometidas con una (1) copia impresa y cinco (5) copias en discos compactos del contenido total de la página. Si las páginas web no son sometidas antes del 31 de diciembre de 2015, las mismas deberán desactivarse hasta que se emita la autorización por parte de la Junta de Anuncios de la CEE.

La preparación de cada material junto a la hoja de solicitud de autorización será responsabilidad de cada unidad. La Sra. Castro, junto a personal de la Oficina de Comunicaciones, Desarrollo y Exlaumnos, se encargará de hacer la radicación de la solicitud de autorización en la Junta Examinadora de Anuncios de la CEE. Una vez aprobada la solicitud se le notificará dicha aprobación a las unidades, a través del correo electrónico de la persona que solicitó la autorización.

Todo anuncio o publicación aprobado tendrá que contener al calce y de forma visible la siguiente frase con el número de autorización: “Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones Núm. CEE-SA-16-XXXX”.

Es necesario que todas las unidades del Recinto cumplan a cabalidad con las disposiciones del mencionado Reglamento. Reiteramos la colaboración para el fiel cumplimiento de estas directrices. Cualquier interrogante que surja sobre este asunto puede comunicarse con la Sra. Castro a través de su correo electrónico lorna.castro@upr.edu o a la extensión 83117.

Enlaces:

Reglamento para el Control de Gastos de Difusión Pública del Gobierno

Solicitud de Autorización para el Uso de Medios de Difusión

Definiciones relacionadas a la Solicitud de Autorización para el Uso de Medios de Difusión

 

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