Aprobación y publicación del procedimiento para la Administración de Documentos en el Recinto de Río Piedras

30 de junio de 2015

CIRCULAR NÚM. 26, AÑO 2014-2015
A LA Comunidad Universitaria

Carlos E. Severino Valdez, Ph.D.
Rector

APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL RECINTO DE RIO PIEDRAS

El Archivo Universitario y la Oficina de Políticas, Sistemas y Auditorías (OPSA), presentaron a nuestra consideración el borrador del Procedimiento para Administración de los Documentos en el Recinto de Río Piedras. El propósito del mismo es establecer las normas internas que regirán el proceso de custodia, organización, transferencia, preservación, conservación y disposición de los documentos en el Recinto, e impartir instrucciones claras a los funcionarios y empleados responsables de los mismos.

Este procedimiento será de aplicación a todos los documentos tanto en soporte papel como electrónico clasificados como administrativos, fiscales, históricos, esenciales, cubiertos por legislación o contratos, títulos de propiedad originales o duplicados recibidos o producidos en el Recinto y al personal responsable de los mismos. También aplicará a cualquier otro documento que contenga información privada privilegiada, confidencial o sensitiva que por disposición de alguna ley o normativa requiera la protección de su contenido. En el mismo se establecen directrices claras en cuanto a cómo cumplir con requerimientos de Ley o normativa relacionados con la:

• selección del administrador de documentos;
• realización periódica de inventarios de documentos;
• disposición de documentos

Por otro lado, establece como nuevo requisito, la identificación del personal que sirve de enlace entre las unidades y el Archivo Universitario (Funcionario Enlace). Además, crea un cuadro de clasificación de documentos uniforme que será la estructura de archivo que deberán utilizar todas las unidades del Recinto el cual facilitará el proceso de ubicación y recuperación de los documentos luego de trasladarlos al Archivo Universitario y la preparación de los inventarios de documentos requeridos. También se atiende en el mismo el proceso a seguir en caso de documentos contaminados.

Como parte de la implementación de este procedimiento, en o antes del 31 de agosto de 2015, las unidades del Recinto identificarán al personal que servirá de enlace con el Archivo Universitario y completarán el formulario “Notificación del Funcionario Enlace Archivo Oficina”.

Este procedimiento estará disponible en la página Web de OPSA: http://opsa.uprrp.edu/6xx; exhorto a todos al fiel cumplimiento del mismo.