Trámite para la aprobación de anuncios para la difusión pública durante año eleccionario 2024
11 de diciembre de 2023
CARTA CIRCULAR
A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
Angélica Varela Llavona, Ph.D.
Rectora
TRÁMITE PARA LA APROBACIÓN DE ANUNCIOS PARA LA DIFUSIÓN PÚBLICA DURANTE AÑO ELECCIONARIO 2024
A partir del 1 de enero de 2024 -y hasta culminado el escrutinio de las elecciones generales- entra en vigor la veda electoral para los gastos de difusión pública de las agencias del Gobierno de Puerto Rico, la Asamblea Legislativa y la Rama Judicial.
Según dispone el Reglamento (Núm. 39) para la Fiscalización de Gastos de Difusión Pública, enmendado el 13 de octubre de 2023, de la Oficina del Contralor Electoral (OCE), durante cada año electoral, toda entidad gubernamental que proyecte incurrir en gastos para la compra de tiempo y espacio en medios, distribución de materiales de promoción o difusión de comunicaciones dirigidas al público deberá solicitar autorización a la OCE previo a realizar el desembolso de fondos públicos.
Todo anuncio, promoción o material promocional a ser divulgado a la comunidad universitaria y a la comunidad externa, a través de un medio de difusión será sometido para aprobación de la OCE, a través de la Oficina de Comunicaciones. Dicho trámite deberá realizarse con, al menos, veinticinco (25) días laborables de antelación a la fecha en que se proyecte iniciar la emisión o publicación del aviso o anuncio.
Las unidades del recinto realizarán la petición a la Oficina de Comunicaciones a través de formulario electrónico Solicitud Autorización Anuncios Veda Electoral 2024. En la solicitud deberá completar la siguiente información: (a) medio a difundir el anuncio o promoción, (b) tiempo de efectividad de la divulgación (desde-hasta), (c) la frecuencia con que se divulgará, y (d) una descripción detallada del material o anuncio (identificación de la unidad que emite el material, tamaño, formatos, descripción de la actividad, evento o campaña promocional, junto a un ejemplar en formato pdf, png. o jpg. a color.
La preparación de cada material junto a la información que debe aparecer en la solicitud de autorización será responsabilidad de cada unidad. El personal de la Oficina de Comunicaciones se encargará de hacer la radicación electrónica de la solicitud de autorización ante la OCE. Una vez aprobada la solicitud se les notificará dicha aprobación a las unidades, a través del correo electrónico de la persona que peticionó la autorización.
Es importante destacar que todas las páginas de internet y las cuentas de redes sociales oficiales de las distintas unidades del Recinto permanecerán operando sin necesidad de presentar una solicitud de autorización. Será responsabilidad del empleado(a) a cargo de estos portales junto a sus decanos(as) y directores(as) asegurarse que, durante el año 2024, el contenido de sus páginas web y redes sociales cumpla con lo establecido en la Sección 2.11 del Reglamento Núm. 39 de la OCE.
Además, tengo que recalcar, que cualquier publicación realizada en años anteriores, pero que su distribución se reiniciará o continuará en el período de la veda electoral, tales como folletos informativos, hojas sueltas, boletines, revistas y anuncios publicados, entre otros, deberán ser presentados para aprobación de la OCE.
Todo anuncio o publicación aprobado tendrá que contener al calce y de forma visible la siguiente frase con el número de autorización: “Autorizado por la Oficina del Contralor Electoral, seguido del caso, Núm. XXX-XX-20XX- XXX”.
Es necesario que todas las unidades del recinto cumplan a cabalidad con las disposiciones del mencionado reglamento. Reiteramos la colaboración para el fiel cumplimiento de estas directrices.
Cualquier interrogante que surja sobre este asunto pueden comunicarse con la Sra. Lorna Castro, directora de la Oficina de Comunicaciones a través de su correo electrónico lorna.castro@upr.edu o a la extensión 83111 o con el Sr. Daniel Rodríguez León, ayudante de la Rectora en Asuntos de Comunicación y Relaciones Pública, a daniel.rodriguezleon@upr.edu o la extensión 83013.
Reglamento para la Fiscalización de Gastos de Difusión Pública, Núm. 39
