Nóminas de pago Oficina de Asistencia Económica
15 de octubre de 2020
CARTA CIRCULAR A LA COMUNIDAD ESTUDIANTIL
Darwin J. Marrero-Carrer, MAUD
Decano Auxiliar de Servicios al Estudiante
NÓMINAS DE PAGO OFICINA DE ASISTENCIA ECONÓMICA
La mayoría de los estudiantes del Recinto de Río Piedras reciben algún tipo de ayuda económica proveniente de fondos federales, estatales, institucionales o privados. La Oficina de Asistencia Económica es una de las unidades encargadas de facilitar ayudas económicas necesarias a los estudiantes durante su carrera académica. Estas ayudas cumplen el noble propósito de hacer accesible la educación a aquellos que, sin estos fondos, no hubieran podido hacerlo.
El Departamento de Educación Federal es el ente encargado de solventar estas ayudas económicas que incluyen la Beca Pell, los Préstamos Directos, el Programa de Estudio y Trabajo y otras ayudas complementarias como FSEOG, Federal Supplemental Educational Opportunity Grant. La agencia, a su vez, delega una tremenda responsabilidad en cada institución que es elegible a desembolsar estos fondos. El proceso de revisión de elegibilidad, otorgamiento y eventual desembolso de estas ayudas es uno delicado que requiere de capacitación continua, diligencia y un análisis minucioso. Dentro de cada institución pública o privada, la labor principal de los Oficiales de Asistencia Económica es orientar, revisar la elegibilidad del estudiante y otorgar las ayudas económicas. El desembolso de estas ayudas se realiza luego del esfuerzo coordinado junto a otras oficinas del Recinto, la Administración Central y el propio estudiante con sus acciones determinantes. Ninguno de estos pasos es menos importante.
Lamentablemente, atravesamos momentos difíciles provocados por la pandemia del COVID-19. Las medidas de seguridad y salubridad impuestas por órdenes ejecutivas, así como una nueva realidad, afectan todos los aspectos de nuestras vidas como la salud, la economía y la educación, entre otros. Asimismo, el espacio laboral ha sufrido sus efectos: cambiaron los procesos y el tiempo en el cual se realizan. Todas estas consecuencias del COVID-19 son visibles en el diario vivir tanto del empleado como del estudiante.
La Oficina de Asistencia Económica reconoce los retos económicos que confrontan los estudiantes. Los funcionarios de esta unidad y otras que coordinan esfuerzos para hacer llegar las ayudas económicas han demostrado su compromiso al redoblar los esfuerzos para que una mayor cantidad de estudiantes reciba las ayudas en el menor tiempo posible. No obstante, pese al esfuerzo dedicados de los funcionarios, hay estudiantes cuyas ayudas aún no han podido ser otorgadas. Estos estudiantes se encuentran en un proceso necesario conocido como “verificación”, el cual es requerido por el Departamento de Educación Federal para un porcentaje mínimo de solicitantes, escogido al azar por el sistema. Otros solicitantes requieren una evaluación que conlleva un “Juicio Profesional” porque su condición económica presente difiere a la presentada en la solicitud FAFSA, Free Application for Federal Student Aid. Durante este proceso, el estudiante debe proveer evidencia de su condición económica u otros documentos que pueden ser solicitados por su oficial asignado.
Para poder entender el efecto que la pandemia provocó en los procesos que afectan al estudiante se requiere de una explicación que no necesariamente es evidente. Los Oficiales de Asistencia Económica comienzan los procesos de verificación durante el mes de abril. La pandemia y las órdenes ejecutivas, unidas a la escasez de recursos y tiempo para preparativos adecuados, no permitieron que se pudieran comenzar estos procesos hasta el fin de junio, otros durante el principio de julio. Los oficiales contaron con un tercio del tiempo para atender a los estudiantes que requerían estos procesos. Era razonable esperar que solo un treinta y tres por ciento (33%) de los estudiantes que requerían estos procesos fueran atendidos. Sin embargo, gracias a la dedicación de los oficiales, cincuenta por ciento (50%) de los estudiantes que usualmente cobran el adelanto para libros y materiales recibieron su desembolso; y el setenta por ciento (70%) de los estudiantes elegibles recibieron su descuento de matrícula y sobrante durante la nómina programada para el 25 de septiembre. Esto significa que los oficiales lograron atender más del doble de lo proyectado.
Los números presentados son especialmente importantes al considerar que el modelo de asistencia económica del sistema UPR ha cambiado sustancialmente desde el año 2019. Este nuevo modelo demanda una evaluación de la necesidad del estudiante elegible a recibir ayudas económicas institucionales. Las evaluaciones de necesidad requieren que el estudiante someta la solicitud FAFSA, lo cual ha aumentado la cantidad de solicitudes y, por ende, verificadas. Además, cada ayuda incluye procesos de revisión, coordinación de nóminas, creación y presentación de informes. Desde ese año, la Oficina de Asistencia Económica ha tenido que evaluar, otorgar y coordinar nóminas para las Becas por Mérito, Becas otorgadas por la Certificación Número 47, JG 2019-2020, previamente número 4, becas privadas, fondos de emergencia provistos por el CARES Act., además de las ayudas federales que incluyen la Beca Pell, fondos complementarios FSEOG y préstamos directos.
Todos los semestres se coordinan varias nóminas que responden al flujo de las solicitudes, aquellas sujetas a los procesos de verificación y juicio profesional y nuevas. Reconocemos la necesidad de los estudiantes pendientes de pago y la importancia de estas ayudas. No podemos borrar los efectos y consecuencias de la pandemia, pero nuestro trabajo puede alivianarlos en la medida que facilitemos el acceso a las ayudas. Solicitamos la empatía y paciencia de parte de todos los estudiantes cuyos procesos no hayan culminado. La Oficina de Asistencia Económica reitera su compromiso con facilitar el desembolso de todas las ayudas antes descritas para que puedan cobrar durante las nóminas siguientes.
